如何高效地管理邮件？

发布网友 发布时间：2022-04-20 09:16

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热心网友 时间：2023-07-06 14:13

已经在职场很多年

目前负责公司已经上市的150多个案子，每个案子对到内部外部不同厂商人无数

大部分合作的人都在不同地区，主要通过邮件和会议沟通

最近又增加了一个开发阶段的新案子

每天都有案子的各种软件硬件更新，客户的问题，工厂的问题，等等

有很多事情需要协商

除此之外，还审查所有厂商所有区域的设备管理情况

除此之外，还做很多过程改进的项目

除此之外，还要花时间同事一起写专利... 

我常常形容自己是多核，多通道高速并行处理器... 

每天处理这么多事情，高效的邮件管理是非常必要的

工作的过程中反复思考，琢磨，总结，实践

现在和大家分享下我是如何通过7个步骤实现高效邮件管理的

我和我对到的几家厂商的两个部门20来个产品负责人有提前沟通好，邮件标题有一定的 命名规则

让我一下子知道这封邮件是关于什么的，需要我做什么，以便于我按优先级处理

我的工作不是找到150多个案子每个案子是谁负责，把他们加在相关的邮件里

我要求厂商的人要把看到这封邮件需要做些事情的人加在“收件人”栏，其他需要知道这件事情进度的人加在“抄送人”栏

1）永远不要用“Hi All" 作为邮件的开头，这样的邮件我是不看的，别人也不会看的

看到这封邮件需要做些事情的人，一定要把名字逐一写出来

人们通常对自己名字比较敏感

看到自己名字才会去做你请他做的事情

如果一封邮件需要不同的人分别做不同的事情

那就一件一件写出来，把名字加粗，高亮

需要他做的如果是几件，就一行列一件

2）如果是第一次给对方写信，可以先介绍下自己

3）写明自己需要什么，为什么，以及截止日期

4）能发一封邮件，尽量发在一封里，减少邮件数量

见上面的例子

有些人没有很好的邮件管理习惯，会把不相关的人也放在邮件里

设置一些过滤条件，建立一些文件夹，把不相关，不需要看，不需要回复，不需要做事的邮件转移到文件夹里

比如*的一些邮件

1）休假的时候提前找好代理人，通知相关人休假期间的代理人

2）在自动回复里写清休假时间和代理人

3）如果多件事情，分别有不同代理人，或者休假的不同时间段有不同代理人，写清楚

4）休假前把需要代理人跟进的事情整理，总结逐行写在一封邮件里

1）按邮件标题判断优先级，紧急的先回，再回重要的

2）按照发件人的级别，级别高的先回

3）按照发件人的区域，比如早上9点回美国人的邮件和晚上9点其实是没差别的

4）按照邮件内容的复杂程度，如果可以很快速回复的先回，比较复杂需要些时间了解情况，搜集资料，整理搜集到的信息总结后再回复

5）按照是不是我的职责范围，如果对方找错了人，第一时间把相应的人加进来，请他帮忙处理

6)  集中时间回复邮件，除了紧急的，大部分邮件不需要实时处理

7) 集中时间系统签核，我们有两个系统，每天从早到晚需要我签核的东西很多

根据需要，通常早中晚集中时间通过账号密码登录到系统中进行签核，而不是实时签核

最初很多人喜欢通过即时聊天工具提醒我签，因为我负责太多案子了，如果每个人来提醒，我光回复他们都回不过来，我和他们说我每天都会签，不需要提醒，不然我一直被各种中断，影响工作效率

8）减少即使聊天工具的中断：我有和合作的人说，不是十万火急的事情，不要用即时聊天工具，发邮件我当天都会尽量处理

邮件管理好了，减少即时聊天工具的中断，可以大大提高工作效率，也可以安排时间专注的做些比较复杂的工作，比如前文提到的过程改进，专利等，以及一些内部外部沟通的流程，文档，培训资料等。

哪些步骤你也在用？ 哪些你打算从现在开始用？ 欢迎留言分享讨论！