采购付款管理制度
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发布时间：2022-04-20 14:04
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时间：2023-01-26 06:37
第六篇 采购管理制度
1.总则
1.1目的
为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适
价的原物料，特制定本制度。
1.2范围
凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品
等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。
1.3 采购部门及权限的划分
1.3.1公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。
1.3.2临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总
经理签准。
1.3.3具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购
部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。
1.4 采购工作基本原则
1.4.1采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。
1.4.2公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。
1.4.3公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予
以充分的反映和监督。
1.4.4品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。
1.4.5采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三
家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。
1.4.6采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和
生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定
期的举行。
1.4.7采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、
价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗
用情况等作出定期分析。
1.4.8采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务
处理等资料.
1.4.9采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业
务能力和思想品德水平。
1.4.10原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。
2. 采购委员会及其会议制度
2. 1目的
采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特
别在原物料成本占据销售成本75¬—85%左右的行业，原物料采购成本和储存
成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制
度可以让我们得以：
(1)奠定稳定的采购管理工作基础；
(2)提高采购管理水平；
(3)降低采购成本和储存费用，合理使用资金。
2. 2采购委员会的组织及职责
2.2.1公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生产部经
理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会*，采购
部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。
2.2.2采购委员会职责：
(1)拟定原物料的采购*并确保*的适当执行。
(2)依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的价格。
(3)审核决定采购的时机、价格及数量。
(4)协调、解决影响采购实施的重大问题。
2.3采购委员会组织的运行
2.3.1每月定期召开采购委员会会议
采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会
召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供
会议讨论和决策。
2.3.2不定期召开采购委员会会议
对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。经采购
委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。
2.3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以
上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决
权。
2.3.4采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人
员参会。
2.3.5会议主持人为采购委员会*，*因故不能出席会议时应委托副*
或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。
2.4采购委员会会议的内容及程序
2.4.1采购部经理报告以下情况：
(1)上次会议决议事项的执行情况。
(2)原物料的库存量、在途量。
(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。
(4)月原物料采购计划及资金需求计划。
(5)采购部外欠货款情况。
(6)采购实施中需协调解决的问题。
2.4.2采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。
2.4.3会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会*核准。
2.4.4采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执
行。
2.5采购委员会控制要点
2.5.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。
2.5.2原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。
2.5.3原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。
2.5.4根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季
节性）储备原料的合理库存量。
2.5.5对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。
2.5. 6采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。
3.供应商管理办法
3.1供应商的选定及指导
3.1.1对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的供应商，
并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。
3.1.2为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供
应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。
3.1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力
及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期
供应商。
3.1.4若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能
力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。
3.1.5积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必
要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。
3.2供应商的管理和分类
3.2.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以
充实供应商的资料卡。
3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、
资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D
四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂
商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C
类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指
资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。
3.2.3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，
售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。
如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。
3.3供应商的开发
3.3.1采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新
的供应商。
3.3.2开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报
告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细
评估，决定是否列为供应商。
3.4采购资料及档案管理
3.4.1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元
素采购报表(月)”、“采购分析报表(周、月)”、“库存报表
(月)”等汇总整理工作，并报告有关领导。
3.4.2市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评
审，来电来函文件资料及时分类保存。
3.4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由
内勤人员登记，借阅人员签名后方可。
3.4.4有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委
员会*同意，并登记后执行。
4. 原物料采购管理办法
4.1计划
4.1.1原料采购计划
采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下
个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月
及下六月的原料采购计划。
4.1.2包装物采购计划
采购部根据销售部的销售计划、品管部(畜禽部、肉品加工厂)做出的编
织袋(包装箱)用量计划，编制采购计划。
4.1.3劳保用品、办公用品采购计划
采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购
计划，编制采购计划。
4.1.4零配件、药品的采购计划
采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计
划。
4.2信息收集与分析
4.2.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运
输方式、质量、库存及国家产业*、市场供求关系等资讯，填写“原
料行情周报表”和“原料采购分析报表(周、月)”供采购委员会参考以
便确定最佳采购时机。
4.2.2采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市
场行情变化情况。
4.2.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供
货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理
的采购价格。
4.2.4对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根
据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，
广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。
4.2.5采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，
提供采购委员会讨论、决策,每种原物料的可选择供应商不得少于两家.
4.3核准
4.3.1采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。
4.3.2采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”
签订采购合同，实施采购作业。
4.3.3采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如
遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。
4.4合同
4.4.1所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份
交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注
意互相之间时间和内容的一致性。
4.4.2如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后
才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。
4.4.3采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不
得含糊其辞：
⑴标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；
(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；
(10)保险； (11)运输损耗的承担；(12)违约责任。
4.4.4所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专
用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。
4.5交货期控制
4.5.1合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。
4.5.2采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产
部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。
4.5.3每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采
采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商
之依据。
4.5.4包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况
通知供应商安排交货日期与数量。
4.6异常情况处理
4.6.1如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书
面通知供应商处理。
4.6.2如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。
4.6.3因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。
4.7货款结算
4.7.1采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报
“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会
部和总经理。
4.7.2一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申
请单”一并送财会部做为付款凭证。
4.7.3原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、*；物料的
付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、*。
4.7.4采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出
现差错。
4.8带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）
4.8.1在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需
要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方
能办理。
4.8.2带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁
路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。
4.8.3汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报
总经理批准，由财会部授权办理。
4.8.4如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部
要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。
4.8.5必要的原物料预付货款应遵循以下几点：
(1)必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预
付货款的结算形式。
(2)信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作
任务之一。
(3)必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物
供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采
购委员会。
(4)必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公
证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需
方所在地的*管辖范围内履约。
(5)预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都应
在会议上专题研究，予以额度上的*，以及作出既要保证生产的需
要，又要保证货款安全的相应对策。
(6)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该
项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记
录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。
5原物料接收和退货管理办法
5.1车站（码头）的接货作业
5.1.1采购人员应及时与供应商约定原物料到达公司的日期，并发出“原料到
货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，通
知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车
站（码头）取得联系，作好接收准备。
5.1.2货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），
装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明
并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。
5.1.3出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知
单”，迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被
盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。
5.1.4从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨
淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。
5.1.5储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编
制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。
5.2进厂原料收货作业
5.2.1送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知采购部
核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、
原料名称、车辆号码，并通知品管部进行30% 抽样。
5.2.2品管员到门卫取“原料取样卡”,对相应车辆进行30%抽样，并将样品
带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。
5.2.3品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30%取样人、化验人
的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，第
二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100%抽样准备。
5.2.4采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报
告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料收
货报告”由客户作进厂凭证。
5.2.5门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，
指挥监督客户实施过磅程序。
5.2.6客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重车
过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告”
及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。
5.2.7客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料
库仓管员接收两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”工
厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅
程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100%抽样后，随样品带
回品管部。
5.2.8客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料收货报
告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告”客户联和已盖地
磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。
5.2.9门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，
方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结
算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核
对。
5.2.10地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。
5.2.11品管部根据100%抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并
签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。
5.2.12采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等内
容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有关
部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。
5.3原料退货作业
5.3.1对于汽车运输的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”
的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责处理。
5.3.2对于以铁路运输到站的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取
样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈处
理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商定。
5.3.3对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：
(1)对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分
不合格（30%以下），由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退
货数量，及时与采购部联系，交采购部处理，挑选出来的不合格原料
随车退货。
(2)对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格原
料达到30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原
因，及时与采购部联系，交采购部处理，办理退货。
(3)对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不
合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与
采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责通知
客户作出处理。
(4)退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。
5.3.4到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：
(1)根据品管部意见，由采购部通知客户，具体退货数量、退货原因、在
客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。
(2)铁运到厂的原料，由采购部根据品管意见，填写"进厂原料退货单”
中的“进厂情况”项的内容，并在采购部栏签字。
(3)采购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核实确定无
异议后由品管部签字并交采购部。采购部将此单交原料库，同时安排
储运空车过磅。
(4)原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。
(5)司机将退货原料过磅，由地磅员填写“过磅单”并将“过磅单”第二
联交司机送返原料库，仓管员凭此单填写“原料退货报告单”。
(6)退货完毕，由原料库依据“原料退货报告单”及“进厂原料退货单”
中“进厂情况”，填写“进厂原料退货单”中“退货情况”项中的有
关内容第一联交采购部，第二联交财会部，第三联生产部留存。
(7)司机将退货原料拉到指定位置后，将“原料退货报告单”交储运核对
并签字，司机可凭此单作运费结算，以便采购部和客户处理。
5.4采购物资的验收作业
5.4.1验收前的准备：准备好必要的测量工具、开箱工具、收货记录本、笔等
用品。
5.4.2核对资料：核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于
无计划、无合同的物资仓库管理员应拒绝验收。
5.4.3检验实物：验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细验收，物资的
数量要采用计划、供货合同等规定的计量单位，如实记录货物的真实
情况。
5.4.4根据物资验收的情况，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格
的物资应准予入库，对于不合格的物资应按照不合格物资的处理措施程
序进行处理。
5.4.5不合格物资的处理：
(1)让有经验的人员参与重验；
(2)通知采购部采购员与货主联系退货、换货事宜；
(3)通知生产部门了解库存情况。
5.4.6关于煤、盐、碱的验收：库管员对于煤、盐的验收，除要求有采购计
划外还应注意以下几点：
⑴ 送货司机将过磅单交给使用单位（锅炉房、餐厅等），使用单位负
责验收数量和质量，并在过磅单上签字。
⑵ 购员报帐时，由使用单位主管将过磅单的累积数量与*验证无
误后在*和过磅单上签字。
⑶ 采购员到物资库办理报帐手续时，库房管理人员凭*上的签字和过
磅单开验收单。*上无使用单位主管人的签字或者无过磅单者，
库管员要拒绝打验收单。
5.4.7关于锅炉压力表、安全阀等物品的验收：库管员在对锅炉压力表、安
全阀验收时除具备一般的验收条件外，还应注意国家及公司安全管理部
门对此的有关规定，如：凡新购进或校验的压力表、安全阀必须附有合
格证，凡新购的压力表、安全阀必须有MC及生产许可证或合格证。
